بخش 1. برنامه ریزی و نوشتن بودجه سالانه

جعبه ابزار برای کمک به شما به کمک شما نیاز دارد.

سهم شما می تواند به تغییر زندگی کمک کند. اکنون اهداء کنید.

به دنبال پشتیبانی برای ارزیابی هستید؟بیشتر بدانید.

عناصر بودجه سالانه چیست؟

چرا باید بودجه سالانه تهیه کنید؟

برخی ملاحظات عملی

برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات برای ایجاد بودجه

جمع کردن همه اینها: ایجاد و کار با یک سند بودجه

الگوی بودجه مبتنی بر برنامه را که در این ویدیو ذکر شده است در اینجا بارگیری کنید.

عناصر بودجه سالانه چیست؟

این می تواند دلهره آور باشد که روند ایجاد بودجه را شروع کنید ، به خصوص اگر با برخی از اصطلاحات حسابداری و اصطلاحات بودجه ای که با آنها روبرو خواهید شد آشنا نیستید ، بنابراین ما یک واژه نامه ای از اصطلاحات تحت پوشش را در اینجا ارائه داده ایم ، واقع در پایین قسمت پایینصفحه زیر بخش خلاصه صفحه.

برای سازمانها مهم است که بودجه های سالانه دقیق و به روز ایجاد کنند تا بتوانند کنترل خود را بر امور مالی خود حفظ کنند و دقیقاً نحوه استفاده از پول خود را به سرمایه گذاران نشان دهند. چقدر سند بودجه واقعی چقدر خاص و پیچیده است ، بستگی به این دارد که بودجه چقدر بزرگ است ، چه تعداد سرمایه گذاران شما و نیازهای آنها چیست ، چه برنامه ها یا فعالیت های مختلفی را برای استفاده از پول و غیره در برخی از موارد استفاده می کنید. با این حال ، بودجه شما باید موارد زیر را شامل شود:

• هزینه های پیش بینی شدهمیزان پولی که انتظار دارید در سال مالی آینده هزینه کنید ، به دسته هایی که انتظار دارید آن را در آن هزینه کنید - حقوق ، هزینه های اداری و غیره تقسیم می شود.

سال مالی به سادگی به معنای "سال مالی" است ، و تقویمی است که شما برای تعیین بودجه سالانه خود استفاده می کنید ، و تعیین می کند که چه زمانی فرم های مالیاتی را ثبت می کنید ، حسابرسی می کنید و کتاب های خود را می بندید. سالهای مالی مختلفی وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید. مشاغل غالباً از سال تقویم استفاده می کنند-1 ژانویه تا 31 دسامبر. سال مالی دولت فدرال از اول اکتبر تا 30 سپتامبر برگزار می شود. دولت های ایالتی-و بنابراین آژانس های دولتی و بسیاری از سازمان های مبتنی بر جامعه و غیرانتفاعی که بودجه دولتی را دریافت می کنند-معمولاً از اول ژوئیه تا 30 ژوئن استفاده کنید. بیشتر سازمان ها یک سال مالی را اتخاذ می کنند که متناسب با سرمایه گذاران اصلی آنها باشد. شما می خواهید بودجه خود را به طور خاص برای پوشش سال مالی خود تهیه کنید و قبل از شروع سال مالی ، آن را آماده کنید. در بسیاری از سازمان ها ، هیئت مدیره باید قبل از آغاز سال مالی ، بودجه ای را تصویب کند تا این سازمان فعالیت کند.

• درآمد پیش بینی شدهمبلغ پولی که انتظار دارید برای سال مالی آینده داشته باشید ، توسط منابع تقسیم می شود - یعنی مبلغی که از هر منبع بودجه انتظار دارید ، از جمله نه تنها کمک های مالی و قراردادها ، بلکه تلاش های جمع آوری کمک های مالی خود ، عضویت و فروش خودکالاها یا خدمات
• تعامل هزینه ها و درآمد. چه چیزی از کدام منابع تأمین می شود؟در بسیاری از موارد ، این شرط بودجه است: یک سرمایه گذار موافقت می کند که برای یک موقعیت خاص ، به عنوان مثال یا برای فعالیت ها یا موارد خاص ، پول تأمین کند. اگر بودجه با محدودیت ها همراه باشد ، مهم است که این محدودیت ها را در بودجه خود بسازید ، تا بتوانید همانطور که به سرمایه گذار گفته اید ، پول را خرج کنید.
• تنظیمات برای بازتاب واقعیت با ادامه سال. بودجه شما به احتمال زیاد با تخمین ها آغاز می شود و با پیشرفت سال ، این تخمین ها باید تنظیم شوند تا حد ممکن دقیق باشند تا آنچه را که واقعاً اتفاق می افتد پیگیری کند.

چرا باید بودجه سالانه تهیه کنید؟

• درک شما از اهداف شما را تشدید می کند
• این تصویر واقعی را به شما می دهد - با نشان دادن دقیق آنچه می توانید از آن استفاده کنید و شکاف های بودجه در کجا قرار دارد ، بودجه شما به شما امکان می دهد تا از قبل برنامه ریزی کنید تا نیازها را برآورده کنید و تصمیم بگیرید که در یک سال معین چه کاری می توانید انجام دهید
• این روشهای مؤثر برای مقابله با مسائل مربوط به پول را ترغیب می کند - با نشان دادن آنچه نمی توانید با درآمد شناخته شده از پس آن برآیند ، بودجه می تواند شما را به دنبال خلاقیت و موفق بودن در جستجوی منابع دیگر بودجه ، انگیزه دهد
• این نیاز به اطلاعات مورد نیاز را پر می کند - بودجه تکمیل شده یک عنصر لازم برای تأمین بودجه و گزارش ها به سرمایه گذاران و جامعه است
• این بحث در مورد واقعیت های مالی سازمان را تسهیل می کند
• این به شما کمک می کند تا از شگفتی ها جلوگیری کنید و کنترل مالی را حفظ کنید

برخی ملاحظات عملی

توجه به این نکته حائز اهمیت است که همه افراد مهارت یا تمایل به ایجاد و مدیریت یک بودجه واحد ندارند. خوشبختانه ، چه در سازمان (با استخدام یک حسابدار ، حسابدار یا CFO) و چه در جاهای دیگر ، در دسترس است. سازمان هایی مانند Score (سپاه خدمات مدیران بازنشسته) وجود دارند که برای کمک به مواردی مانند بودجه ریزی وجود دارند. دانشگاه های محلی یا سازمان های دولتی ممکن است دفاتر را حفظ کنند که به مشاغل کوچک و غیرانتفاعی با برنامه ریزی مالی کمک کند. امکان حسابداری یا موقعیت مشابهی که توسط سازمان دیگری به اشتراک گذاشته شده یا وام گرفته شده است نیز ممکن است وجود داشته باشد.

برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات برای ایجاد بودجه

مقدمات: برای هزینه های سال مالی بعدی به چه چیزی نیاز دارید؟

این مهم است که بدانید اولویت ها چیست و چه چیزی را برای سازمان در مرحله خاص توسعه خود ایجاد می کند. در واقع فهمیدن آنچه شما باید پول خود را صرف کنید ، شامل یک فرآیند برنامه ریزی گسترده سازمان است.

این سؤالات را در نظر بگیرید:

• فعالیت ها یا برنامه هایی که بیشترین کار را برای پیشبرد علت و رسالت شما انجام می دهند ، و فکر می کنید می توانید با درآمد و منابعی که می دانید انجام دهید یا می توانید پیش بینی کنید؟
• برای اجرای این فعالیت ها یا برنامه ها به خوبی چند موقعیت کارکنان لازم است؟
• چقدر ، چقدر (دستمزد ساعتی ، حقوق و دستمزد ، هزینه مشاور ، مزایا) و از چه منابع این کارمندان جبران می شوند؟
• برای اداره سازمان و فعالیتهای آن چه چیز دیگری لازم خواهد بود - فضا ، تجهیزات ، تجهیزات ، تلفن و آب و برق ، بیمه ، حمل و نقل و غیره؟

تخمین هزینه ها: هزینه آن چقدر خواهد بود؟

مرحله 1: راه های تخمین هزینه های خود را توسعه دهید

هزینه های خود را برای سال مالی آینده تخمین بزنید. در بعضی موارد - به عنوان مثال اجاره سالانه یا حقوق - احتمالاً ارقام واقعی برای این هزینه ها خواهید داشت. در موارد دیگر - تلفن و آب و برق و غیره - شما باید متوسط هزینه ماهانه را تخمین بزنید.

حتماً مقداری پول را در یک دسته "متفرقه" اضافه کنید تا برای غیر منتظره آماده شوید. همیشه هزینه هایی وجود دارد که شما پیش بینی نمی کنید ، و بخشی از تخمین محافظه کارانه برای کمک هزینه برای آنها است.

برآورد محافظه کارانه: هنگام تهیه بودجه ، سعی کنید تا حد ممکن دقیق باشید. همیشه در صورت داشتن آنها از ارقام واقعی استفاده کنید و وقتی این کار را نکنید ، برای هر دو هزینه و درآمد محافظه کارانه تخمین بزنید.

هنگامی که هزینه ها را تخمین می زنید ، حدس بزنید بالا - بالاترین قبض تلفن ماهانه خود را بگیرید و به عنوان مثال 12 را ضرب کنید ، به عنوان مثال ، به جای اینکه میانگین دریافت کنید. با همان نشانه ، وقتی درآمد را تخمین می زنید ، پایین حدس بزنید - کمترین تعداد واقع بینانه ممکن است. تخمین محافظه کارانه هنگام برنامه ریزی بودجه خود باعث می شود که در طول سال در آن بمانید.

مرحله 2: کل هزینه های تخمین زده شده سالانه از ضروریات مطلق سازمان را ذکر کنید

برای اکثر سازمان ها ، آنها شامل می شوند ، اما لزوماً محدود به:

• حقوق یا دستمزد برای همه کارمندان ، که به طور جداگانه توسط موقعیت ذکر شده اند
• مزایای حاشیه برای همه کارمندان ، همچنین از نظر موقعیتی شکسته شده است. به یاد داشته باشید که حتی اگر مزایای رسمی حاشیه ای ندارید ، هنوز باید بخشی از مالیات های تأمین اجتماعی و مدیکر و همچنین جبران خسارت کارگران و بیمه بیکاری را برای هر کارمند عادی (افرادی که یک برنامه ثابت کار می کنند) بپردازید. این هزینه ها می تواند قابل توجه باشد ، و به کل 12 تا 15 ٪ اضافه شده به کل حقوق و دستمزد شما اضافه می شود.
• اجاره و/یا پرداخت وام برای فضای سازمان
• آب و برق (گرما ، برق ، گاز ، آب)
• سرویس تلفنی
• هزینه ارائه دهنده اینترنت یا سرور ، بسته به نیاز سازمان شما
• بیمه (مسئولیت ، آتش سوزی و سرقت و غیره)

مرحله 3: هزینه های تخمین زده شده برای مواردی را که برای انجام فعالیت های سازمان نیاز دارید ذکر کنید

• برنامه و لوازم اداری: مداد ، کاغذ ، نرم افزار ، مواد آموزشی ، یادداشت های پس از آن و غیره.
• برنامه و تجهیزات اداری. در هر کجا که رایانه ها و لوازم جانبی ، دستگاه های کپی ، فکس و غیره را طبقه بندی می کنید ، علاوه بر خرید یا اجاره هزینه ، در هزینه های تخمین زده شده سالانه تعمیرات یا قراردادهای خدماتی نیز مشخص می شوید.

برای اهداف بودجه ریزی ، جدا کردن تجهیزات و تجهیزات برنامه از تجهیزات و تجهیزات اداری مفید است. در مورد بودجه ایالتی و فدرال ، حداقل برخی از هزینه های اداری اغلب "اداری" در نظر گرفته می شود ، و بودجه هزینه های اداری ممکن است محدود باشد ، گاهی اوقات به 5 ٪ از بودجه شما.

مرحله 4: لیست هزینه های تخمین زده شده را برای هر چیز دیگری که سازمان موظف به پرداخت آن است یا نمی تواند انجام دهد بدون اینکه انجام دهد

• پرداخت وام
• خدمات مشاور - این ممکن است شامل خدمات حسابرسی ، حسابداری یا حسابداری سالانه ، پرداخت به سازمان های دیگر برای خدمات خاص و غیره باشد.

بیشتر سازمان های غیرانتفاعی ، چه توسط سرمایه گذاران و چه توسط IRS ، هر ساله تحت حسابرسی قرار می گیرند. این بدان معناست که یک CPA (حسابدار عمومی معتبر) باید سوابق مالی سازمان را بررسی کند تا مطمئن شود که آنها دقیق هستند و برای اصلاح هرگونه خطا یا حل مشکلات با سازمان همکاری می کنند. اگر هیچ چیز غیرقانونی یا جدی اشتباه نباشد ، CPA سپس صورتهای مالی را با استفاده از کتاب های سازمان تهیه می کند و تأیید می کند که سازمان از شیوه های حسابداری قابل قبول پیروی می کند و سوابق مالی آن به ترتیب است. هرچه بودجه یک سازمان بزرگتر باشد ، ممیزی حسابرسی پیچیده تر خواهد بود ، زمان بیشتری که احتمالاً طول می کشد و احتمالاً هزینه آن نیز بیشتر خواهد بود. به عنوان مثال ممیزی بودجه 100000 دلاری ممکن است 2،000 تا 4000 دلار هزینه داشته باشد. بودجه 1 میلیون دلاری ممکن است 15000 دلار هزینه داشته باشد.

• چاپ و کپی کردن ، اگر در سازمان انجام نشود
• حمل و نقل: هزینه سفر برای کارمندان ، شرکت کنندگان و/یا داوطلبان ؛و نگهداری وسایل نقلیه و هزینه های مربوط به هر وسیله نقلیه متعلق به سازمان
• هزینه پستی و سایر هزینه های پستی

اکنون که هزینه های لازم خود را جمع کرده اید ، می توانید به لیست خواسته های خود نگاهی بیندازید.

مرحله 5: هزینه های تخمین زده شده را برای مواردی که مطمئن نیستید می توانید از پس آن برآید ، لیست کنید.

این موارد ممکن است شامل موقعیت های کارکنان ، برنامه های جدید (از جمله کارکنان ، منابع ، فضا) ، تجهیزات و غیره باشد.

مرحله ششم: تمام مواردی را که ذکر کرده اید اضافه کنید

این کل همان چیزی است که شما می خواهید برای اجرای سازمان خود هزینه کنید. به عبارت دیگر ، این هزینه پیش بینی شده شما برای سال مالی آینده است.

برآورد درآمد: ما از کجا می خواهیم این پول را بدست آوریم؟

در صورت داشتن آنها ، به عنوان یک پایه و تخمین محافظه کارانه ، از ارقام سال گذشته استفاده کنید و به جای اینکه بیش از حد خوش بین باشید ، و خود را در معرض ناامیدی و بدتر قرار دهید.

مرحله 1: تمام ارقام یا تخمین های واقعی را برای آنچه می توانید از منابع بودجه شناخته شده خود انتظار داشته باشید لیست کنید

این شامل منابعی است که قبلاً به شما قول داده اند برای سال آینده پول یا در گذشته به طور مرتب شما را تأمین کرده اند. اینها ممکن است شامل سازمان های دولتی فدرال ، ایالتی یا محلی باشد. مبانی خصوصی و جامعه ؛راه متحد؛سازمان های مذهبی ؛شرکت ها یا سایر اشخاص خصوصی.

مرحله 2: اگر سازمان شما جمع آوری کمک مالی است ، مبلغی را که در سال مالی بعدی جمع خواهید کرد تخمین بزنید

تلاش های جمع آوری کمک های مالی ممکن است شامل رویدادهای جامعه (یک قرعه کشی ، یک کاسه-یک تون) ، رویدادهای جاه طلب تر (یک کنسرت سودمند توسط یک مجری در سطح جهانی) ، تبلیغات رسانه ای یا درخواست تلفن یا نامه باشد.

مرحله 3: اگر هزینه های خود را پرداخت می کنید یا خدمات را می فروشید ، مبلغی را که از این فعالیت ها استفاده می کنید تخمین بزنید

این می تواند مشاوره ای باشد که سازمان شما ارائه می دهد ، موادی که ایجاد کرده اید که می توانید به دیگران علاقه مند به همان کار و غیره فروخته شوید.

مرحله 4: اگر اعضای خود را که سالانه حق الزحمه یا هزینه پرداخت می کنند ، درخواست کنید ، مبلغی را که عضویت در اختیار دارد تخمین بزنید

مرحله 5: اگر کالاهایی را می فروشید ، تخمین بزنید که این فروش ها چه چیزی را به ارمغان می آورند

این می تواند شامل پین ، تی شرت ، کتاب ، دکمه فشار خون و غیره باشد.

مرحله ششم: اگر فضای دیگری را برای دیگران اجاره می دهید ، برآورد آنچه را که این امر به وجود خواهد آورد ثبت کنید

مرحله 7: اگر از سرمایه گذاری درآمدی دارید ، آنچه را که از این موارد خواهید فهمید تخمین بزنید

این می تواند شامل سرمایه گذاری ، درآمد موقوفه ، سالیانه یا درآمد بهره باشد (به عنوان مثال ، از گواهی سپرده یا از بازار پول یا حساب چک)

مرحله 8: مبالغ را از هر منبع دیگری که انتظار می رود در سال مالی آینده درآمد کسب کند ، لیست و تخمین بزنید

مرحله 9: تمام موارد درآمدی را که ذکر کرده اید اضافه کنید

این کل پولی است که شما باید با آن کار کنید ، درآمد پیش بینی شده شما برای سال مالی بعدی.

جمع کردن همه اینها: ایجاد و کار با یک سند بودجه

تجزیه و تحلیل و تنظیم بودجه

مرحله 1: ارقام خود را در یک قالب مفید قرار دهید

اگر بودجه شما مفید خواهد بود ، باید به گونه ای سازماندهی شود که بتواند دقیقاً به شما بگوید که چقدر در دسترس دارید تا در هر دسته هزینه هزینه کنید.

ساده ترین راه برای انجام این کار با استفاده از یک شبکه است که معمولاً به آن یک صفحه گسترده گفته می شود. در ساده ترین شرایط خود ، یک صفحه گسترده لیستی از منابع بودجه را در امتداد لبه بالایی خود و لیستی از دسته های هزینه که در لبه سمت چپ خود قرار دارد ، خواهد داشت ، به طوری که هر ستون عمودی یک منبع بودجه را نشان می دهد ، و هر ردیف افقی نشان دهنده یک دسته هزینه استبشردر جایی که هر ستون و ردیف ملاقات می کند (این مکان جلسه به عنوان سلول نامیده می شود) ، باید یک شماره وجود داشته باشد که میزان پول از آن منبع بودجه خاص (ستون) را نشان می دهد که به آن دسته از هزینه های خاص (ردیف) می رود. یک صفحه گسترده ساده برای یک سازمان کوچک ممکن است به این شکل باشد:

صفحه گسترده: آژانس بهداشت کلانشهر ادغام متحد (UCMHA)

یک فرمت صفحه گسترده به شما امکان می دهد وجوه محدود را به دسته بندی های مناسب اختصاص دهید ، به طوری که می توانید ببینید که چقدر پول برای هر دسته از هزینه های معین در دسترس شما است. در مثال بالا ، اگر وزارت بهداشت عمومی می گوید بیش از 18000 دلار کمک هزینه آن را نمی توان برای حقوق و حاشیه هزینه کرد ، به عنوان مثال ، می دانید که باید بقیه 49. 200 دلار در کل در این دسته ها را پیدا کنیدمنابع

مرحله 2: کل هزینه های خود را با کل درآمد خود مقایسه کنید

• اگر هزینه ها و درآمد پیش بینی شده شما تقریباً برابر باشد ، بودجه شما متعادل است.
• اگر هزینه های پیش بینی شده شما به طور قابل توجهی کمتر از درآمد پیش بینی شده شما باشد ، مازاد بودجه دارید. این شرایط امکان گسترش یا بهبود سازمان یا در هنگام نیاز به شما را به شما امکان می دهد.
• اگر هزینه های پیش بینی شده شما به طور قابل توجهی بیشتر از درآمد پیش بینی شده شما باشد ، کسری بودجه دارید. در این حالت ، برای اجرای سازمان خود در سال آینده باید پول بیشتری پیدا کنید یا هزینه های خود را کاهش دهید.

مرحله 3: (برای بودجه های متعادل) اطمینان حاصل کنید که طبق برنامه ریزی قادر به استفاده از پول خود هستید

اگر مطابق با محدودیت های بودجه خود شماره ها را پر کرده اید ، صفحه گسترده شما باید بلافاصله به شما اطلاع دهد که آیا در هر یک از مقوله های هزینه خود به اندازه کافی دارید یا خیر. اگر مشکلی وجود داشته باشد ، چندین روش برای پرداختن به آن وجود دارد.

• ممکن است با کمک مالی به یک چیدمان برسید که به شما امکان می دهد از پول به روشی که می خواهید استفاده کنید ، یا این امر به شما امکان آزادی بیشتری می دهد
• ممکن است بتوانید برخی از هزینه ها را از یک دسته به دسته دیگر تغییر دهید. به عنوان مثال ، اگر پول کافی برای پرداخت یک دستیار مدیر ندارید ، ممکن است معقول باشد که او را هماهنگ کننده یک برنامه خاص قرار دهید و بخشی از حقوق خود را از بودجه اختصاص داده شده به آن برنامه بپردازید.
• در بعضی موارد ، ممکن است لازم باشد که کمی اولویت های خود را تجدید نظر کنید ، تا بتوانید این پول را مطابق با محدودیت های تأمین مالی هزینه کنید

با این وجود یادآوری این نکته حائز اهمیت است که مأموریت ، فلسفه و اهداف سازمان شما باید بودجه خود را هدایت کند ، و نه راه دیگر. ایجاد یک برنامه به سادگی برای استفاده از بودجه موجود ، معمولاً ایده بدی است ، مگر اینکه برنامه ای باشد که قبلاً برای آن برنامه ریزی کرده اید ، و به وضوح در آن قرار خواهد گرفت و مأموریت سازمان خود را پیش می برد.

مرحله 4: (برای مازاد بودجه) توجه داشته باشید که ممکن است تا پایان سال مالی آینده به عنوان پول نقد ظاهر نشود

• محافظه کارانه ترین دوره این است که سعی کنید به بودجه خود پایبند باشید و در پایان سال پول اضافی را سرمایه گذاری کنید. این به شما چیزی می دهد تا در مواقع اضطراری یا پولی که می توانید در آینده از آن استفاده کنید ، برای کاری که سازمان واقعاً می خواهد یا باید انجام دهد استفاده کنید.
• "سرمایه گذاری" در اینجا لزوماً به معنای قرار دادن پول در بورس سهام نیست ، که معمولاً معنی ندارد مگر اینکه پول زیادی داشته باشید ، و شما مایل هستید برای مدت طولانی با آن بمانید - ده سال یابیشتر. گواهینامه های سپرده ، که نرخ بهره بالایی را برای بازپرداخت پول در بانک برای یک دوره تعیین شده می دهد (به طور کلی می توانید دوره ای از شش ماه تا پنج سال را انتخاب کنید) یا حساب های بازار پول ، که نرخ بهره بالایی را در اختیار شما قرار می دهدبازگشت برای حفظ تعادل بزرگ ، روشهای آسان برای سازمان برای کسب سود پول خود است ، در حالی که هنوز هم آن را برای شرایط اضطراری در دسترس نگه می دارد.
• شما می توانید از مازاد خود برای بهبود شرایط کار در سازمان استفاده کنید: افزایش حقوق ، اضافه کردن یک بسته سود و غیره. مهم است که به یاد داشته باشید که پس از ایجاد این نوع تغییر ، موظف به حفظ آن هستید.
• شما می توانید مواردی را خریداری کنید که قبلاً نتوانسته اید از پس آن برآیند
• شما می توانید اضافه کردن موقعیت ها یا شروع یک برنامه یا ابتکار کاملاً جدید را در نظر بگیرید ، شاید برنامه ای که مدتهاست برنامه ریزی کرده اید. اگر یک برنامه جدید را شروع می کنید ، به طور ضمنی تعهد می کنید که آن را برای یک دوره از سالها حفظ کنید ، به طوری که زمان کافی برای موفقیت خواهد داشت.
• شما می توانید در مورد یک سرمایه گذاری بلند مدت مانند خرید یک ساختمان فکر کنید. شما می توانید اجاره خود را برای مدت وام مسکن (احتمالاً 20 سال) قفل کنید ، و ممکن است با اجاره بخشی از ساختمان به سازمان های دیگر ، بتوانید درآمد را نیز در اختیار سازمان قرار دهید.
• مازاد شما ممکن است به اندازه کافی بزرگ نباشد تا سازمان شما بتواند به تنهایی تغییرات چشمگیری را ایجاد کند ، اما ممکن است وسیله ای را برای شما فراهم کند تا بتوانید با سایر سازمان ها همکاری کنید تا به هدفی برسند که هیچ کس نتوانسته باشد به تنهایی انجام دهد.

مرحله 5: (برای کسری بودجه) ترکیب چندین یا تمام امکانات زیر را برای کار در بودجه خود در نظر بگیرید

• اگر از سالهای قبل پول کافی در بانک یا سرمایه گذاری دارید ، می توانید از آن برای ایجاد شکاف در بودجه خود استفاده کنید
• شما می توانید سعی کنید پول اضافی مورد نیاز خود را از طریق کمک هزینه ، تلاش برای جمع آوری کمک های مالی و رویدادها ، افزایش هزینه های خدمات و غیره جمع آوری کنید. درآمد تخمینی شمااما توجه داشته باشید که چنین پیش بینی پول "واقعی" نیست تا زمانی که هدف مالی که نشان می دهد در واقع حاصل شود.
• شما می توانید با همکاری با سازمان دیگری برای به اشتراک گذاشتن هزینه های خدمات ، پرسنل یا مواد و تجهیزات ، پس انداز پس انداز کنید
• با کاهش برخی از هزینه های خود می توانید سعی کنید هزینه ها را کاهش دهید: از برق کمتری استفاده کنید ، از کاغذ بازیافت شده استفاده کنید ، سعی کنید از برخی مواردی که برای خرید و غیره خریداری کرده اید کمک مالی کنید.
• شما می توانید با از بین بردن برخی موارد از بودجه خود ، هزینه ها را کاهش دهید

• ابتدا به مواردی که برای اجرای سازمان ضروری نیستند ، نگاه کنید.
• آیا می توانید میزان وسایل فیزیکی و ملموس مورد نیاز برای اجرای برنامه را کاهش یا کاهش دهید یا هزینه خدمات را به نوعی کاهش دهید؟
• سرانجام ، اگر هیچ چیز دیگری برای متعادل کردن بودجه در خدمت نباشد ، ممکن است مجبور شوید هر کاری را که سازمان انجام می دهد ، کاهش دهید ، که معمولاً ترجمه با مواضع کارمندان پرداخت شده است.
  • اگر افراد در دستمزد ساعتی هستند ، ساعت یک یا چند کارمند را کاهش دهید - به عنوان مثال ، هفته کار را از 40 به 37. 5 ساعت یا حتی بیشتر در نظر بگیرید
  • یک یا چند موقعیت را از تمام وقت تا نیم کاهش دهید - به خاطر داشته باشید که در بسیاری از سازمان ها ، این کاهش مزایای افراد مبتلا را از بین می برد
  • از کارمندان بخواهید که سهم بیشتری از مزایای حاشیه خود را بپردازند (در صورت وجود مزایای حاشیه ای)
  • یک یا چند کارمند را کنار بگذارید

  شما می توانید پول مورد نیاز خود را وام بگیرید ، حتماً پرداخت وام را به هزینه های پیش بینی شده خود اضافه کنید و آنها را در بودجه اصلاح شده خود بفهمید

  ایجاد یک سند بودجه واقعی

  در حالی که صفحه گسترده احتمالاً همان چیزی است که شما برای پیگیری امور مالی خود استفاده خواهید کرد ، ممکن است بخواهید بودجه را به شکلی قرار دهید که همه افراد در سازمان می توانند درک کنند.

  احتمالاً ساده ترین سند بودجه آن است که هزینه های پیش بینی شده براساس طبقه بندی و درآمد پیش بینی شده توسط منبع را نشان می دهد ، با کل برای هر یک. بنابراین ، هرکسی می تواند ببیند که چقدر قصد خرج کردن ، چقدر قصد استفاده از آن را دارید و در صورت وجود تفاوت چیست. با مراجعه به مثال صفحه گسترده در بالا ، یک بودجه ساده به این شکل است:

  بودجه سالانه UCMHA برای مالی 2001 (1 ژوئیه 2000 تا 30 ژوئن 2001)

   

  هزینه ها:	مقدار دلار تخمین زده شده:
  حقوق	41000
  حاشیه	8،200
  تدارکات	1000
  تجهیزات	3000
  تلفن	1150
  خدمات رفاهی	1200
  بیمه	1400
  اجاره	7،500
  مجموع هزینه ها	64،450
  درآمد:
  گروه بهداشت	25. 500
  راه متحد	5،750
  عضویت	3000
  بخش رفاه	30،200
  درآمد کلی	64،450

  یک شکل ممکن دیگر مشابه است ، اما شامل یک روایت بودجه است و توضیح می دهد که چگونه موارد مختلف به آن رسیده است.

  به عنوان مثال ، کالای حقوق و دستمزد ممکن است به این شکل باشد:

  مدیر (17. 00 دلار در ساعت به مدت 20 ساعت در هفته ، به مدت 52 هفته)

  مربی بهداشت (14. 95 دلار در ساعت به مدت 30 ساعت در هفته ، به مدت 52 هفته)

  دسته های دیگر به همان روش انجام می شوند ، با توضیحات مربوط به آنچه در آن گنجانده شده و چگونه پول خرج می شود.

  احتمال نهایی استفاده از صفحه گسترده به عنوان یک سند بودجه است ، برای کسانی که می خواستند دقیقاً ببینند که چگونه پول اختصاص داده می شود. بسیاری از سازمان ها هم بودجه ساده و هم یک صفحه گسترده خود را در اختیار هیئت های خود قرار می دهند ، به طوری که اعضای هیئت مدیره که مشتاق درک امور مالی سازمان هستند می توانند یک تصویر واضح دریافت کنند ، در حالی که برخی دیگر می توانند به سادگی ببینند که آیا بودجه در تعادل است یا خیر.

  کار با بودجه خود

  اکثر سازمان ها اطمینان می دهند که بودجه های خود را در یک برنامه منظم بررسی می کنند - یک بار در ماه معمولاً منطقی است - و آنها را تجدید نظر می کند تا آنها را دقیق نگه دارد. اگر کمک هزینه ای را که پیش بینی نکرده اید دریافت کنید ، یا اگر تخمین هزینه های شما خاموش است ، این موارد باید در بودجه مشخص شود.

  بودجه مبنای اسناد مالی است که شما ممکن است در طول سال تهیه کنید (به عنوان مثال ترازنامه) که تصویری به سرعت از وضعیت مالی سازمان می دهد.

  بودجه شما باید:

  • به شما بگویید که آیا هنوز شکافی در بودجه وجود دارد ، و دقیقاً در کجا هستند
  • برای بستن این شکاف ها دقیقاً به شما نشان می دهد که باید چه کاری انجام دهید
  • این امکان را برای پیگیری دقیق پول خود ، سازگاری با تغییرات و عدم هزینه بیش از حد امکان پذیر کنید

  خلاصه

  ابداع یک فرایند بودجه که اولویت های سازمان را بررسی می کند و استفاده از آن برای تولید بودجه دقیق و متعادل برای سال مالی آینده به شما کمک می کند تا کنترل امور مالی سازمان را کنترل کنید و به راهنمایی کار سازمان کمک می کند. بودجه منطقی و دقیق به شما امکان می دهد تا گزارش های دقیقی را به سرمایه گذاران ارائه دهید و همانطور که قول داده اید پول خود را خرج کنید. و این دستورالعمل های روشنی را در مورد آنچه می توانید خرج کنید و چه موقع به شما ارائه می دهد.

  واژه نامه

  این واژه نامه برخی از اصطلاحات اساسی حسابداری مورد استفاده در این بخش را در بر می گیرد.

  حسابداری: روشی که شخص با آن پیگیری می کند و مدیریت می کند. سیستم های حسابداری مختلفی وجود دارد که یک سازمان می تواند از آن استفاده کند ، اما اهداف همه آنها اطمینان از سوابق دقیق و این است که به سازمان این امکان را بدهد که دقیقاً چگونه پول آن را خرج می کند و چگونه موقعیت مالی آن با بودجه خود مقایسه می شودهر لحظه

  حسابرسی: یک CPA (حسابدار عمومی معتبر) سوابق مالی سازمان را بررسی می کند تا مطمئن شود که آنها دقیق هستند و برای اصلاح هرگونه خطا یا حل مشکلات با سازمان همکاری می کنند. CPA سپس صورتهای مالی را با استفاده از کتابهای سازمان آماده می کند ، و یا تأیید می کند که سازمان از شیوه های حسابداری قابل قبول پیروی می کند و سوابق مالی آن به ترتیب است ، یا هرگونه مشکل در سوابق مالی را توضیح می دهد و اقدامات اصلاحی را پیشنهاد می کند.

  بودجه متعادل: هزینه های پیش بینی شده و درآمد پیش بینی شده تقریباً برابر است.

  کسری بودجه: هزینه های پیش بینی شده به طور قابل توجهی بیشتر از درآمد پیش بینی شده است.

  مازاد بودجه: درآمد پیش بینی شده به طور قابل توجهی بیشتر از هزینه های پیش بینی شده است.

  برآورد محافظه کارانه: استفاده از بالاترین ارقام معقول هنگام برآورد هزینه ها و کمترین ارقام معقول در هنگام برآورد درآمد ، بنابراین احتمال بیشتری برای ایجاد بودجه ای ایجاد خواهید کرد که شما را از افزایش بیش از حد باز می دارد.

  CPA: حسابدار عمومی معتبر. یک حسابرسی معتبر ، که بیشتر سرمایه گذاران به آن نیاز دارند ، باید توسط CPA انجام شود.

  سال مالی: این اصطلاح به معنای سال مالی است ، و تقویم است که شما برای تعیین بودجه سالانه خود (به عنوان مثال 1 ژوئیه تا 30 ژوئن) استفاده می کنید و مشخص می کند چه زمانی فرم های مالیاتی را ثبت می کنید ، حسابرسی می کنید و کتاب های خود را می بندید.

  حسابداری صندوق: عمل نگه داشتن سابقه جداگانه از مخارج برای هر کمک هزینه جداگانه یا قراردادی که توسط یک سازمان اداره می شود. بنابراین ، یک ابتکار عمل پیشگیری از ایدز Roots ممکن است سوابق جداگانه ای را برای بودجه دریافت شده از وزارت بهداشت ، وزارت خدمات اجتماعی ، وزارت رفاه ، بنیاد جامعه محلی و کمیته اقدام ایدز حفظ کند.

  خط خط: یک دسته هزینه (حقوق ، تلفن ، لوازم اداری).

  بودجه مورد خط: به طور کلی ، بودجه ای با یک سرمایه گذار موافقت می کند که مشخص می کند چه مقدار از پول سرمایه گذار برای هر ماده خط هزینه می شود. همچنین می تواند به هر بودجه ای که توسط Line-Micle خراب شده است اشاره کند.

  هزینه های پیش بینی شده: میزان پولی که انتظار دارید در سال مالی آینده خرج کنید ، به دسته هایی که انتظار دارید آن را صرف کنید - حقوق ، هزینه های اداری و غیره تقسیم می شود.

  درآمد پیش بینی شده: میزان پولی که می دانید یا می توانید منطقی انتظار داشته باشید برای سال مالی آینده ، توسط منابع تقسیم شده باشد - یعنی مبلغی که از هر منبع بودجه انتظار دارید ، از جمله نه تنها کمک هزینه و قراردادها ، بلکه جمع آوری کمک های مالی شما نیزتلاش ها ، عضویت ها ، درآمد بهره و سرمایه گذاری و فروش یا هزینه کالاها یا خدمات.

  صفحه گسترده: یک فرمت شبکه برای تعیین بودجه به منظور دیدن هزینه ها ، درآمد و روش های تعامل آنها در یک مکان. در یک صفحه گسترده بودجه ، هر ستون عمودی یک منبع بودجه را نشان می دهد و هر ردیف افقی یک دسته هزینه را نشان می دهد. در فضایی که یک ستون و ردیف (به نام سلول) ملاقات می کند ، تعداد پول از منبع بودجه آن ستون را که در دسته هزینه آن ردیف صرف شده است ، نشان می دهد.