مقدمه ای برای تغییر مدیریت نمونه کارها

مدیریت تغییر نظم و انضباطی است که نحوه تهیه ، تجهیز و پشتیبانی از افراد را برای اتخاذ موفقیت آمیز به منظور هدایت نتایج و نتایج سازمانی راهنمایی می کند. مدیریت تغییر یک رویکرد ساختاری برای پشتیبانی از انتقال از وضعیت فعلی به حالت آینده در زمینه هر تغییر منحصر به فرد فراهم می کند.

چه اتفاقی می افتد ، با این حال ، هنگامی که پروژه ها یا ابتکارات بی شماری تغییرات متعدد ، اغلب همزمان را ارائه می دهند؟افزایش حجم ، سرعت و پیچیدگی تغییراتی که در صنایع و سازمان ها مشاهده می کنیم منجر به این امر می شود:

• تغییر اشباع - افراد و سازمانها تغییر بیشتری از آنچه جذب می شوند تجربه می کنند
• تغییر برخورد - تغییر بیش از حد به یکباره اتفاق می افتد ، و در نتیجه درگیری در بازه های زمانی ، منابع و ذهنیت انجام می شود

در سطح فردی ، عواقب تغییر اشباع و برخورد تغییر ، اضطراب ، سردرگمی ، استرس و خستگی است. در سطح گروه ، عواقب آن عدم وجود منابع لازم ، تحویل ضعیف پروژه و جهت کمی از رهبران ارشد است. و در سطح سازمان ، عواقب عدم تمرکز ، گردش مالی و روحیه پایین است. در جدیدترین مطالعه بهترین شیوه های Prosci ، 78 ٪ از پاسخ دهندگان گفتند که سازمان های آنها در حال نزدیک شدن ، AT یا گذشته از نقطه اشباع تغییر هستند. به عبارت دیگر ، "تغییر تلاطم" و پیامدهای منفی به یک هنجار تبدیل شده است.

تغییر مدیریت نمونه کارها

تغییر مدیریت نمونه کارها یک رویکرد ساختاری و مجموعه ای از ابزارهای برای مدیریت تأثیر تجمعی و جمعی "نمونه کارها" از تغییر است. تغییر مدیریت نمونه کارها چشم انداز جدیدی را ارائه می دهد - مانند رسیدن به بالای سایبان جنگل ، بنابراین می توانید جنگل را برای درختان مشاهده کنید. این دیدگاه برای دیدن همه چیز به صورت کامل تر ، معرفی یک فرصت جدید و مجموعه جدیدی از چالش ها ضروری است.

دامنه ، نفوذ و چالش منابع

اولین تمایل هنگام بررسی دامنه نمونه کارها تغییر ، ترسیم مرز شما در کل جنگل است-هر پروژه یا ابتکار عمل تغییر که در سطح سازمان اتفاق می افتد. در بعضی موارد ، این ممکن است جواب درست باشد. با این حال ، در بسیاری از موارد ، هرچه دامنه شما گسترده تر باشد ، دیدن آنچه اتفاق می افتد ، تأثیرگذاری بر تصمیمات کلیدی و داشتن منابع موجود برای کمک به نتایج مطلوب دشوارتر است.

Prosci توصیه می کند قبل از اقدام برای مدیریت نمونه کارها تغییر ، به هر یک از این عوامل توجه کنید:

محدوده

در مورد بزرگی دامنه سبد تغییر تصمیم بگیرید. آیا این گروه کاری، بخش، عملکرد، متقابل عملکردی یا سازمانی است؟نمونه کارها شامل چه مواردی است؟آیا شامل تغییرات یا انواع تأثیرات مشابهی مانند پروژه های استراتژیک یا ابتکارات تغییر فناوری اطلاعات است؟یا اینکه پورتفولیو حاوی دیدگاهی از گروه یا تیم پروژه تحت تأثیر است (یعنی همه تغییراتی که بر یک گروه خاص تأثیر می گذارد یا همه تغییرات توسط یک تیم پروژه یا برنامه هدایت می شود)؟

پس از تصمیم گیری در مورد دامنه، اکنون باید سطح نفوذ و منابع موجود برای سبد تغییرات را در نظر بگیرید.

نفوذ

با در نظر گرفتن اینکه چقدر می توانید بر نتیجه سبد تغییر تأثیر بگذارید، شروع کنید. آیا می توانید تأثیر بگذارید:

• ورود یا خروج پروژه ها در سبد؟
• سرمایه گذاری روی آنها؟
• تخصیص و تنظیم منابع؟
• تنظیمات گروه تاثیر - بر اساس زمان، درجه تاثیر یا توالی؟

سایر حوزه های تأثیرگذاری شامل زمان بندی نقطه عطف، توقف یا توقف پروژه، واگذاری حامی مالی و همسویی استراتژیک است.

منابع

در مرحله بعد، مقدار و انواع منابع موجود را در نظر بگیرید. آیا شما یک تیم هستید یا 10 یا 50 نفره؟چه منابع سازمانی دیگری در دفتر مدیریت پروژه خود (PMO) یا منابع پورتفولیوی تغییر در اختیار دارید؟چه سطحی از حمایت مالی دارید و چقدر درگیر رسیدگی به چالش های پورتفولیوی تغییری هستید که شناسایی می کنید؟

مسیر رو به جلو: تجسم، مدیریت، بهینه سازی

هنگامی که دامنه تغییر پورتفولیو را انتخاب کردید، به عوامل کلیدی نفوذ و منابع توجه می شود. این عوامل در Prosci Portfolio Scaling Plot (ابزاری مبتنی بر اکسل) گنجانده شده اند، که می تواند برای تعیین مکان منحصر به فرد خود با توجه به انواع و تعداد تغییرات در سازمان، سطح نفوذ و میزان نفوذ شما استفاده شود. منابع موجود برای هدایت رویکرد مدیریت پورتفولیوی تغییر پیشنهادی شما: V isualize، M manage، O ptimize.

• تجسم - تمرکز اصلی روی دیدن اشباع تغییر و برخورد است. می توانیم جنگل را ببینیم
• مدیریت - تمرکز اصلی بر این است که تصمیمات کلیدی را با دیدگاه اشباع و برخورد تغییر اطلاع دهید. ما در زمینه جنگل اقدام می کنیم
• بهینه سازی - تمرکز اصلی بر روی تأثیرگذاری فعال بر فعالیت های تجاری برای به حداقل رساندن اشباع تغییرات و برخورد است. ما می توانیم جنگل را تغییر دهیم

هر یک از این نتایج در نمودار مقیاس بندی سه در سه در زیر نشان داده شده است که نشان دهنده رویکردهای مختلف مدیریت پورتفولیوی تغییر است.

سناریوی 1: منابع پورتفولیو با تغییر کم در تمام سطوح نفوذ (کم، متوسط یا زیاد)، مسیر بهینه «تجسم» است.

سناریوی 2: تاثیر کم تغییر پورتفولیو - در تمام سطوح منابع (کم، متوسط یا زیاد)، مسیر بهینه "تجسم" است.

سناریوی 3: با منابع متوسط یا زیاد که با نفوذ متوسط یا زیاد همسو هستند، مسیر بهینه «مدیریت» است.

سناریوی 4: با منابع بالا و نفوذ بالا، مسیر بهینه "بهینه سازی" است.

خروجی Prosci Portfolio Scaling Plot تصویری است که رویکرد توصیه شده برای مدیریت تغییر پورتفولیو در سازمان شما را تعریف می کند. نمونه خروجی این نمودار در زیر نشان داده شده است:

مسیر تجسم

داشتن توانایی مشاهده اشباع تغییر و برخورد تغییر نقطه شروع مدیریت پورتفولیو تغییر است. در بسیاری از موارد، اولین تصویری که به آن فکر می کنیم یک نقشه حرارتی است. نقشه حرارتی یک نمایش بصری از مجموعه تغییرات از طریق لنز یک گروه (یا گروه) هدف است. این یکی از ابزارهای اصلی تجسم است که نشان می دهد چه تغییراتی در حال رخ دادن هستند، چه کسانی را تحت تاثیر قرار می دهند، میزان تاثیرگذاری و چه زمانی را از طریق نمایشگر رنگی (سردتر و داغ تر) تحت تاثیر قرار می دهند. نقشه حرارتی بسیار مفید است، اما عناصر زیادی از مجموعه تغییرات وجود دارد که می توانیم تجسم کنیم.

برای شروع، این سوال را از خود بپرسید: "چه تصمیماتی را باید با تجسم ها اطلاع دهم؟"ممکن است متوجه شوید که باید بر اساس سلامت پروژه تصمیم گیری در مورد منابع بگیرید، تصمیم بگیرید که چگونه به نگرانی های اشباع حامیان مالی رسیدگی کنید، تنظیمات گروه تأثیر را انجام دهید، یا توالی و زمان بندی پروژه و نقطه عطف را تغییر دهید. مجموعه متفاوتی از داده ها برای اطلاع از این تصمیم ها نسبت به آنچه برای ساختن یک نقشه حرارتی لازم است، وجود دارد.

اگر در منطقه «Visualize» طرح قرار بگیرید، به احتمال زیاد نفوذ یا منابعی برای «اجبار کردن» سازمان به انجام کاری بر اساس تجسم های شما ندارید. بهترین رویکرد شما این است که بر تصمیمات و رفتارها تأثیر بگذارید و با ایجاد اشباع تغییرات مفید و تأثیرگذار و تصاویر تصادم تغییر، زمینه کسب و کار را برای مدیریت سبد تغییرات ساختاریافته ایجاد کنید.

مسیر مدیریت

ما نمی خواهیم فقط شاهد تغییر اشباع و برخورد باشیم. ما برای مدیریت اشباع و برخورد باید اقدام کنیم. با سطح مناسب تأثیر و منابع ، می توانیم با همکاری مدیران پروژه ، برنامه و نمونه کارها و حامیان مالی مرتبط با سطح ارشد برای اطمینان از تراز ، تحقق اقتصاد مقیاس در تحویل پروژه و بهبود تحقق مزایا همکاری کنیم.

در مسیر "مدیریت" ، ما برای ایجاد مدلهای تصمیم گیری برای هدایت و هدایت داده های مورد نیاز برای جمع آوری و تجسم هایی که باید ارائه دهیم صرف می کنیم. ما بر ایجاد داده های مشترک در مورد هر تغییر تمرکز می کنیم - انواع تغییر ، گروه های تأثیر عادی و درجه تأثیر. جمع آوری ، تجزیه و تحلیل ، گزارش و حفظ داده ها و اطلاعات مورد نیاز برای اطلاع رسانی تصمیمات بسیار وقت گیر و گران است. با استفاده از این رویکرد ، تصمیماتی را که باید ابتدا به آن اطلاع دهیم در نظر می گیریم و سپس داده های مورد نیاز را جمع می کنیم.

مسیر بهینه سازی

در این مسیر ، ما در نظر داریم که برای به حداقل رساندن تغییر اشباع و تغییر برخورد ، چه چیزی باید تغییر کند. هدف از مسیر "بهینه سازی" ایجاد تغییراتی در فعالیت های تجاری مانند:

• روند ورودی پروژه ؛شناسایی ، ارزیابی ، انتخاب و زمان بندی پروژه از دیدگاه نمونه کارها تغییر
• حمایت از حمایت مالی و پشتیبانی رهبری با و در حمایت از تلاش های ما هماهنگ است
• ادغام با فرآیند تشکیل استراتژی برای شرکت در منبع ، جایی که پروژه ها و ابتکارات قبل از ورود به نمونه کارها پروژه و نمونه کارها تغییر در نتیجه در نظر گرفته می شوند

همه این موارد با هدف دستیابی به اثربخشی عملیاتی و اطمینان از تراز استراتژیک پروژه های درون مقیاس و تغییر ابتکارات و نمونه کارها ناشی از تغییر تکمیل شده است.

گسترش روش و ابزارهای Prosci برای تغییر نمونه کارها

برای سازمانهایی که با فرآیند 3 فاز Prosci آشنا و استفاده می کنند ، ابزارها و تشخیص هایی که در زمینه یک پروژه فردی یا ابتکار تغییر استفاده می شوند ، دارای پسوندهای طبیعی در نمونه کارها تغییر هستند. هر یک از این موارد بسته به نحوه استفاده از آنها برای ارائه پروژه های موفق ، تحقق مزایای نمونه کارها و بهینه سازی ترکیب نمونه کارها ، جنبه ای از تجسم ، مدیریت و بهینه سازی دارد:

تغییر داشبورد مدیریت نمونه کارها

تمام این داده ها را می توان به گونه ای جمع آوری و خلاصه کرد که بر تأثیرات هر پروژه شخصی یا ابتکار تغییر و تغییر نمونه کارها به طور کلی روشن شود. Prosci در حال توسعه ابزارهای جدید در این زمینه است ، از جمله داشبورد مدیریت نمونه کارها (در حال حاضر نمونه اولیه برای توسعه آینده) برای ارائه این دیدگاه از سبد تغییر. هدف این است که اطمینان حاصل شود که داده های جمع آوری شده و خروجی تولید شده می توانند با مدیریت نمونه کارها پروژه (PPM) موجود یا تغییر فعالیت های مدیریت نمونه کارها در حال حاضر در سازمان شما مطابقت داشته باشند.

تغییر مدیریت نمونه کارها 'X-Factor'

تغییر مدیریت نمونه کارها در هسته اصلی آن در مورد مدیریت تأثیر تجمعی و جمعی تغییر برای دستیابی به نتیجه مطلوب ، ROI یا تحقق مزایا است. دیدگاه ما بالاتر از سایبان جنگلی - در سطح نمونه کارها - مزایای قابل توجهی را برای تلاش های مدیریت تغییر ما ارائه می دهد ، اما برای رسیدن به آنجا نیاز به نفوذ و منابع دارد.

تأثیر جالبی وجود دارد که هنگام پیگیری رویکرد ذکر شده در این مقاله رخ می دهد. بیایید آن را "تغییر مدیریت نمونه کارها X-Factor" بنامیم. برای لحظه ای در نظر بگیرید که چه اتفاقی می افتد وقتی قابلیت ها و شایستگی های مدیریت تغییر کلی سازمان شما افزایش می یابد (بر روی یک پروژه فردی یا ابتکار عمل تغییر) - افزایش ظرفیت افزایش می یابد و تغییر ایجاد می شود. به همین ترتیب ، هنگامی که شما تلاش های مدیریت نمونه کارها را تغییر می دهید ، همانطور که توسط طرح مقیاس بندی نمونه کارها Prosci هدایت می شود ، به احتمال زیاد به دلیل ارزشی که به جدول می آورید ، تأثیر و منابع خود را افزایش خواهید داد.

چالش مدیریت نمونه کارها را تغییر دهید

در نتیجه خواندن این مقاله چه اقداماتی را انجام می دهید؟چالش قدم گذاشتن به مدیریت نمونه کارها را که مسلح به دیدگاه جدید است ، بپردازید. به ما اطلاع دهید که در نتیجه چه بینشی به دست آورده اید و ما آنها را با سایر پزشکان تغییر در چالش تغییر مدیریت نمونه کارها به اشتراک خواهیم گذاشت. با هم ، ما رویکردی را ایجاد خواهیم کرد که قابل اجرا و قابل دستیابی باشد که توسط تحقیق و روش شناسی Prosci و روش کلاس جهانی هدایت می شود.