5 مزایای مدیریت نمونه کارها

مزایای مدیریت نمونه کارها

راه حل های مدیریت نمونه کارها به کسب و کار شما کمک می کند تا از پول و افراد به بهترین وجه ممکن استفاده کنند تا بیشترین ارزش را برای سازمان ایجاد کنند.

بهترین ابزارهای مدیریت نمونه کارها این امکان را به شما می دهد که همه کارهایی را که در هر زمان در تجارت انجام می شود ، ببینید. این اطلاعات به خودی خود اغلب برای شرکت ها دشوار است بدون اینکه به یک رویکرد مدیریت نمونه کارها بپردازند.

پس از دریافت این اطلاعات در یک مکان واحد ، می توانید از ابزارهای مدیریت نمونه کارها خود برای شکل گیری تصمیمات تجاری و ارتباطات ذینفعان استفاده کنید. عالی به نظر می رسد ، اینطور نیست؟حتی بهتر می شود! در این مقاله در مورد پنج مزایای مدیریت نمونه کارها بحث خواهیم کرد.

1. تراز استراتژیک ایجاد کنید

دلایل زیادی وجود دارد که مدیریت نمونه کارها یک راه حل مهم برای تجارت شما است ، اما متداول ترین سود آن تراز استراتژیک است که ارائه می دهد.

شما یک استراتژی شرکتی دارید. اما آیا پروژه ها و برنامه های شما از تحویل آن پشتیبانی می کنند؟معمول است که مشاغل دریابند که آنها زمان و منابع را برای کار سرمایه گذاری می کنند که این استراتژی را ارائه نمی دهد. آنها ممکن است پروژه های ارزشمندی باشند ، اما آنها به طور خاص بر اطمینان از اجرای استراتژی فانتزی پاورپوینت متمرکز نیستند.

فرآیندهای مدیریت نمونه کارها به شما امکان می دهد تا سرمایه گذاری ها و پروژه ها را در اولویت قرار دهید تا از استراتژی اطمینان حاصل شود که آن را در صدر شرکت ها قرار می دهد. شما می توانید تصمیمات آگاهانه ای در مورد اینکه چه زمانی باید روی آن کار کنید ، تصمیم بگیرید زیرا در مورد نحوه تراز کردن نمونه کارها با اهداف استراتژیک وجود دارد.

2. بودجه های عملیاتی واقع بینانه را ایجاد کنید

مدیریت نمونه کارها نمای کاملی از کار استراتژیک و تاکتیکی که برای تجارت برنامه ریزی شده است به شما می دهد. این امر تهیه بودجه های عملیاتی واقع بینانه را بسیار ساده تر می کند ، زیرا می دانید چه تغییراتی در حال آمدن است.

غالباً ، بخش ها در تهیه بودجه عملیاتی خود برای کارهای "روزمره" بسیار عالی هستند ، اما در پیش بینی تأثیر کار پروژه در تیم کمتر خوب هستند. این به طور کلی به این دلیل است که آنها از کار پروژه آینده و یا نیاز به منابع آنها برخوردار نیستند. همچنین ممکن است پروژه هایی وجود داشته باشد که از آن تیم به منابع نیازی نداشته باشند اما بر آنها تأثیر خواهد گذاشت ، به عنوان مثال ، پس از عرضه یک محصول جدید محبوب ، کار تیم فروش افزایش می یابد.

یکی دیگر از جنبه های بودجه ریزی با استفاده از داده های مدیریت نمونه کارها ، توانایی مدیریت بهتر ریسک است. همه پروژه ها با برخی از عناصر ریسک همراه هستند زیرا شما نحوه کار تجارت یا ارائه چیز جدید را تغییر می دهید. هنگامی که در تمام تغییرات دیدید ، می توانید خطر ابتلا به نمونه کارها را به طور کلی ارزیابی کنید. این به شکل گیری تصمیمات مربوط به شروع پروژه های جدید کمک می کند - اگر این پروژه خطرناک تلقی شود ، بهتر است منتظر بمانید تا پروژه های خطرناک فعلی تحویل داده شود. سپس تجارت می تواند ریسک کار جدید را به همراه داشته باشد.

بودجه برای مدیریت ریسک پروژه می تواند در آن ایجاد شود و هزینه کلی شروع کار جدید و افزایش دید در مورد هزینه های بالقوه پروژه را کاهش دهد.

مدیریت نمونه کارها همه این موارد را شفاف می کند تا مدیران و مدیران بتوانند کار تیم خود را برنامه ریزی کرده و تصمیمات بودجه بهتری بگیرند.

3. منابع را به جایی که لازم است تغییر دهید

پروژه ها همیشه به برنامه ریزی نمی روند ، و اغلب ، این یک رویداد خارجی است که باعث می شود یک پروژه متوقف شود. شاید یک تامین کننده به دلیل کمبود جهانی در تهیه یک مؤلفه مشکل داشته باشد ، یا وقایع جهانی به این معنی است که محتاطانه است که یک پروژه را برای مدتی در دست داشته باشد. بعضی اوقات ، استراتژی تجارت به دلیل تغییر در رهبری تغییر می کند و یک پروژه به طور کامل به تعویق می افتد یا به طور کامل لغو می شود.

هنگامی که این اتفاق می افتد ، ابزارهای مدیریت نمونه کارها می توانند به شما در شناسایی چگونگی مجدداً منابع کمک کنند. با تمام اطلاعات موجود در نوک انگشتان ، می توانید انتخاب کنید که آیا افراد را در پروژه های اولویت موجود قرار دهید یا از آنها برای شروع کار جدید استفاده کنید.

4. نظارت بر سرمایه گذاری

ابزارهای مدیریت نمونه کارها برنامه ریزی کار و منابع را مدیریت می کنند و همچنین ماژول های مالی و عملکردی برای کمک به نظارت بر سرمایه گذاری دارند.

شما می توانید ببینید که چگونه پروژه ها در حال انجام هستند و چه موقع لازم است برای ارائه مدیریت عملکرد قدم بردارند. شما قادر خواهید بود برنامه ها را در برابر یکدیگر مقایسه کرده و پیشرفت را به سمت اهداف استراتژیک خود پیگیری کنید.

این اطلاعات برای اطمینان از انجام کار طبق برنامه مفید است و به طور کلی تجارت در هدف قرار دادن اهداف تعیین شده است - و حتی برای شرکت های کوچک نیز مفید است.

5- روشهای استاندارد را ایجاد کنید

روشهای استاندارد به ساده سازی نحوه انجام کار کمک می کند. ابزارهای مدیریت نمونه کارها یک رویکرد استاندارد برای شروع پروژه ها ، ردیابی کار و بررسی کل نمونه کارها به شما می دهد.

رویکردهای شما برای حاکمیت شرکتی زمانی تقویت می شود که رویه های کنترل استاندارد وجود داشته باشد. می توانید به راحتی گزارش و داشبورد استاندارد را با اطلاعات متناسب با کمیته های تصمیم گیری مختلف تنظیم کنید. صرف نظر از اینکه چه کسی به داده ها نگاه می کند، اطلاعات همیشه یکسان است بنابراین همه دید شفافی از آنچه در حال وقوع است دارند.

ایجاد رویه های استاندارد در سراسر PMO یک هدف اصلی مدیریت پورتفولیو است و واقعاً می تواند سطوح بلوغ مدیریت پروژه را در سراسر سازمان بهبود بخشد.

همه ما خواهان منافع تجاری از سرمایه گذاری هایمان در پروژه ها هستیم و مدیریت پورتفولیو یکی از راه هایی است که می توانید نرخ موفقیت پروژه خود را افزایش دهید. با اتخاذ رویکرد نمونه کارها، بر روی پروژه های مناسب در زمان مناسب تمرکز خواهید کرد و می توانید تصمیمات مبتنی بر داده را برای پیشبرد کسب و کار خود اتخاذ کنید.

در تجربه ما، بهترین رویکرد برای حرکت به سمت یک دید دائمی و جامع از تمام تغییرات تجاری که در سازمان اتفاق می افتد، مدیریت پورتفولیو است. ما از این دیدگاه حمایت می کنیم که تمرکز بر استراتژی و اجازه دادن به آن کاهش سبد سرمایه گذاری به تیم های اجرایی بدون نیاز به اتکا به جمع آوری داده ها از زمان بندی های پروژه، اطلاعات مورد نیازشان را می دهد. این یک روش عملی، عینی و با زمان کارآمد برای راه اندازی سیستم مدیریت پورتفولیو پروژه شما است. آیا کسب و کار شما اینگونه عمل می کند؟