با تجزیه و تحلیل SWOT تصمیم گیری بهتر کنید

Table of contents

شرکت ها یک پروژه را برای دستیابی یا دستیابی به هدف شروع می کنند که نیاز به منابع مختلف را برطرف می کند. این می تواند از یک منبع خارجی مانند خواسته های مشتری یا رقابت شدید یا یک منبع داخلی مانند اختراع یا نوآوری ناشی شود. در مرحله شروع پروژه ، تیم نیاز یا هدف را شناسایی و دامن می زند. در این مرحله ، این تیم چندین چیز را بررسی و تجزیه و تحلیل می کند ، مانند توانایی ها ، اولویت ها و استراتژی های آن.

تجزیه و تحلیل SWOT چیست؟

تجزیه و تحلیل SWOT یک فرآیند ساده و در عین حال مؤثر برای شناسایی نیروهای مثبت و منفی در محل کار است که می تواند بر تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه تأثیر بگذارد. SWOT مخفف نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدها است. این امکان را به رهبر پروژه می دهد تا مناطقی را که به خوبی کار می کنند و مناطقی که نیاز به پیشرفت دارند ارزیابی کند. اگر مدیریت پروژه در حال مدیریت حرکتی از یک ایالت به ایالت دیگر است ، یک تحلیل SWOT به تیم اجازه می دهد تا در حال حاضر در کجا قرار دارد تا بتوانند به جایی که می خواهند بروند.

چه کسی باید تجزیه و تحلیل SWOT انجام دهد؟

برای اینکه یک تجزیه و تحلیل SWOT مؤثر باشد ، باید اطلاعات کامل ، دقیق و بی طرفانه داشته باشد. بسته به دامنه پروژه ، تیمی که این تجزیه و تحلیل را انجام می دهد باید رهبری ارشد با نمای کلی از سازمان و تجارت داشته باشد. یک پروژه با دامنه بیشتر باید یک رهبر با موقعیت بالاتر را شامل شود. علاوه بر این ، یک پروژه با تأثیر بیشتر بر کل مشاغل باید شرکت کنندگان بیشتری را در بخش های مختلف سازمان درگیر کند. برای ارزیابی دقیق تر ، ایجاد تیمی با دیدگاه های متنوع ضروری است. به عنوان مثال ، تیمی که شامل پرسنل خدمات مشتری به همراه فروش و بازاریابی باشد ، اطلاعات بهتری نسبت به تیم های فروش و بازاریابی ارائه می دهد.

مزایای تجزیه و تحلیل SWOT

شرکت ها قبل از تعهد به هرگونه اقدام یا برنامه پروژه ، تجزیه و تحلیل SWOT انجام می دهند. به این ترتیب ، آنها می توانند به سؤالاتی مانند "آیا می توانیم پروژه را انجام دهیم؟" یا "آیا باید پروژه را انجام دهیم؟"

• ارزیابی های صادقانه از نقاط قوت و ضعف آنها ایجاد می کند
• چشم اندازهای جدیدی در مورد شرکت و تجارت آن ارائه می دهد
• بینشی در مورد چگونگی به حداکثر رساندن آنچه در دسترس است ، محدودیت ها ، سرمایه گذاری های اضافی و جلوگیری از خطرات را ارائه می دهد.
• اعتبار سنجی و توجیه مورد نیاز را برای شروع پروژه تأیید می کند
• اسناد پشتیبان را برای طرح پروژه ایجاد می کند
• یک ابزار برنامه ریزی استراتژیک مؤثر در هنگام انجام به طور منظم ارائه می دهد

ویژگی های یک تجزیه و تحلیل SWOT

در یک تجزیه و تحلیل SWOT ، تیم ها روی چهار عنصر مخفف تمرکز می کنند زیرا نیروها و درگیری هایی را که تأثیر می گذارد و بر پروژه تأثیر می گذارد ، شناسایی می کنند. برخی از تیم ها یک شبکه 2 × 2 ایجاد می کنند و برخی دیگر سندی را با 4 ستون ایجاد می کنند. نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی است که یک تیم یا سازمان از آن برخوردار است ، در حالی که فرصت ها و تهدیدات عوامل خارجی هستند که کنترل آنها کمتر است. این سند نقاط قوت و فرصت ها را در کنار هم قرار می دهد و ضعف ها با تهدیدات. این امر به راحتی قابل مشاهده است اگر تیم ها بتوانند از حداکثر نقاط قوت برای ایجاد فرصت های بیشتر یا از بین بردن ضعف می توانند به جلوگیری از تهدید کمک کنند.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل SWOT

نقاط قوت

نقاط قوت همان چیزی است که شما بیشتر از رقبای خود در آن برتری دارید. نقاط قوت برای سازمان شما یکپارچه است ، بنابراین می تواند مجموعه ای از افراد با استعداد ، یک فرایند تجارت محکم ، یک فناوری اختصاصی یا یک فرهنگ کاری عالی باشد. هر جنبه ای از شرکت شما که مزیت دارد ، یک قدرت است.

نقاط ضعف

نقاط ضعف مواردی است که برای تیم یا سازمان شما مضرات ایجاد می کند. اینها ویژگی های ذاتی هستند که می توانند در پرسنل ، رویه ها ، سیستم ها یا فرهنگ وجود داشته باشند. اگر سیاستی یا عملی وجود داشته باشد که بخواهید با چیز بهتری حذف یا جایگزین کنید ، احتمالاً ضعف خواهد بود.

فرصت ها

فرصت ها از عوامل خارجی مطلوب هستند که می توانند به شما در دستیابی به مزیت کمک کنند. آنها در دسترس هستند و یا شانس هایی دارند که تیم شما می تواند با تلاش یا سرمایه گذاری اضافی دنبال کند. این می تواند یک زمان مناسب ، پیشنهاد ویژه ، کاهش محدودیت یا یک برنامه اخیراً منتشر شده باشد.

تهدیدات

تهدیدها می تواند هر عامل خارجی باشد که بر پروژه ، تیم یا تجارت تأثیر بگذارد. آنها موانعی برای گردش کار ، برنامه ، بودجه یا محصول یا خدمات نهایی شما هستند. یک فناوری جدید ، یک آیین نامه اخیر یا موفقیت یک رقیب همه می تواند تهدید باشد.

سؤالاتی برای کمک به الهام بخشیدن به تجزیه و تحلیل

نقاط قوت:

• آیا سازمان تمام استعداد لازم را در خانه دارد؟
• آیا بودجه برای انجام تمام کارها در آن کافی است؟
• مزایای تکمیل پروژه چیست؟
• آیا مدیر پروژه در گذشته پروژه های مشابهی را اداره کرده است؟
• اعضای تیم چقدر باتجربه هستند؟

نقاط ضعف:

• آیا سازمان منابع لازم برای تأمین بودجه احتمالی را دارد؟
• اگر تیم تمام مهارت های لازم را ندارد ، آیا برون سپاری گزینه ای است؟
• آیا برنامه واقع بینانه است؟
• اشکالاتی بالقوه پروژه چیست؟

فرصت ها:

• آیا این پروژه از نقاط ضعف رقیب استفاده خواهد کرد؟
• آخرین روندهای صنعت چیست؟
• آیا فناوری های جدیدی وجود دارد که سازمان باید از آن آگاه باشد؟
• آیا این پروژه می تواند در زمینه های مختلف تجارت کمک کند؟

تهدیدها:

• آیا تعویض اعضای تیم دشوار است؟
• آیا فناوری جدید آزمایش را پشت سر گذاشت یا اتخاذ موفقیت آمیز داشت؟
• آیا تغییر روند می تواند بر پروژه تأثیر بگذارد؟
• آیا رقبا می توانند قابلیت را کپی کنند؟

نحوه استفاده از نتایج نهایی تجزیه و تحلیل SWOT

پس از فعالیت تجزیه و تحلیل SWOT ، تیم ها اکنون می توانند نتایج را خلاصه کنند. از این نتایج ، آنها می توانند یک استراتژی را تشکیل دهند که نقاط قوت موجود را برای استفاده از فرصت ها به حداکثر برساند. آنها می توانند نقاط ضعف موجود را برای جلوگیری از تهدیدها کاهش یا از بین ببرند. این استراتژی می تواند مبنایی در نحوه ساخت تیم ها برنامه های پروژه خود باشد.

یک مثال تجزیه و تحلیل SWOT

در این مثال ، یک شرکت راه اندازی پزشکی قصد دارد مانیتور قند خون غیر تهاجمی و مبتنی بر نوری را توسعه دهد و به بازار عرضه کند. این شرکت مایل است به جمعیت بیمار خود روش بهتری برای نظارت و مدیریت سطح قند خون خود بدون انگشتان دردناک با استفاده از کنتورهای گلوکز الکترونیکی خانگی سنتی ارائه دهد.

نقاط قوت:

• این شرکت دارای حق ثبت اختراع در فن آوری مانیتور قند خون نوری است.
• این فناوری و دستگاه تأیید شده توسط FDA است.
• آنها دارای کارشناسان صنعت با تجربه گسترده در جنبه های مختلف این فناوری از جمله پزشکی ، اپتیک ، الکترونیک و تولید هستند.

نقاط ضعف:

• این شرکت فاقد بودجه است.
• به عنوان یک استارتاپ ، آنها شبکه توزیع یا رابطه ای با یکی ندارند.
• ساخت دستگاه گران است.

فرصت ها:

• یک بازار دست نخورده برای مانیتورهای غیر تهاجمی قند خون وجود دارد.
• به دلیل بومی دیابت ، تقاضا برای مانیتورها سالانه در حال افزایش است.
• مؤسسات مهم علمی و بنگاهها ابراز علاقه به انجام تحقیقات مشترک می کنند.

تهدیدها:

• محصولات رقابتی و در حال ظهور موجود در بازار بسیار خوبی دارند.
• قیمت دستگاه ها در حال کاهش است.

اقدامات لازم برای انجام:

از تجزیه و تحلیل SWOT ، شرکت باید به دست آوردن سرمایه از سرمایه گذاران علاقه مند در نظر بگیرد. این شامل سرمایه داران سرمایه گذاری و سرمایه گذاران فرشته خواهد بود. همچنین ، این شرکت باید با حضور در کنفرانس ها و ایجاد مشوق هایی برای توزیع کنندگان ، به سرعت روابط خود را با توزیع کنندگان دستگاه پزشکی برقرار کند. آنها همچنین می توانند از تحقیقات و نشریات مشترک با موسسات و بنگاه هایی که ممکن است شبکه های توزیع کننده موجود داشته باشند ، استفاده کنند.

استراتژی های دیگر مانند SWOT

داشتن یک هدف واضح در جلسات تجزیه و تحلیل SWOT بسیار مهم است. شرکت کنندگان یا ذینفعان باید انتظارات کل تیم را از همه درک کنند. تجزیه و تحلیل در مرحله اولیه به شناسایی عناصری که بعداً از طرح پروژه پشتیبانی می کنند ، کمک می کند. اما همچنین می توان یک جلسه تجزیه و تحلیل SWOT را در وسط یک پروژه برای بررسی یا ارزیابی مجدد عناصر مشخص شده انجام داد.

تجزیه و تحلیل SWOT یکی از بسیاری از ابزارها برای برنامه ریزی پروژه یا استراتژیک است. تیم ها می توانند از یک الگوی تجزیه و تحلیل SWOT موجود استفاده کنند و انواع مختلفی از آن نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدها را در شبکه ها یا ستون ها قرار می دهند.

علاوه بر این ، ابزارهای دیگر برای تکمیل تجزیه و تحلیل SWOT در دسترس هستند. تکنیک های طوفان مغزی می تواند به ارائه ایده ها و نظرات در طول جلسه تجزیه و تحلیل کمک کند در حالی که یک ماتریس TOWS یک تغییر SWOT است که در آن تمرکز در شناسایی روابط بین عناصر است. سایر استراتژی های مشابه که شامل تجزیه و تحلیل عناصر فردی اما مرتبط با آن است شامل موارد زیر است:

تجزیه و تحلیل آفات - تجزیه و تحلیل سیاسی ، اقتصادی ، اجتماعی و فناوری (PEST) می تواند ارزیابی اضافی از عوامل خارجی در فرصت ها و تهدیدها را ارائه دهد. این نوع تجزیه و تحلیل برای ارزیابی عواملی که می تواند بر سودآوری یک شرکت تأثیر بگذارد مفید است. از آن در رابطه با SWOT استفاده می شود.

بیشتر تجزیه و تحلیل - یک مأموریت ، اهداف ، استراتژی و تاکتیک (بیشتر) تجزیه و تحلیل تکنیکی است که برای برنامه ریزی و توسعه استراتژی استفاده می شود. این به شرکت ها کمک می کند تا از طریق بیانیه و اهداف ماموریت خود آنچه را می خواهند به دست آورند ، ارزیابی کنند. همچنین به آنها کمک می کند تا از طریق استراتژی ها و تاکتیک ها چگونگی دستیابی به این هدف را روشن کنند.

تجزیه و تحلیل SCRS - تجزیه و تحلیل استراتژی ، وضعیت فعلی ، الزامات و راه حل ها (SCRS) ابزاری برای ارائه برنامه عمل است. برای هر مشکل مشخص شده ، شما یک استراتژی ایجاد می کنید ، وضعیت فعلی خود را مرور می کنید ، الزامات را شناسایی می کنید و بهترین راه حل را پیدا می کنید. همچنین به تیم اجازه می دهد تا به مشکل اساسی نگاه کند و راه حل های عملی و عملی را که با استراتژی فعلی شرکت هماهنگ است ، پیدا کند.

تجزیه و تحلیل VRIO - تجزیه و تحلیل ارزش ، نادر ، تقلید و سازمان (VRIO) پس از ایجاد بیانیه دید خود توسط رهبران سازمان انجام می شود. این یک ابزار تجزیه و تحلیل است که به کشف عناصری کمک می کند که می توانند مزیت رقابتی را برای یک شرکت نسبت به دیگران فراهم کنند. شرکت کنندگان در مورد ارزش افزوده ارائه شده به مشتریان ، کنترل منابع و توانایی های نادر یا کمیاب ، دشواری کپی کردن یا ایجاد جایگزین برای یک منبع سازمان و تأیید حضور سیستم ها و فرآیندهای سازمان یافته برای سرمایه گذاری در منابع ، به یک بازه سؤال پاسخ می دهند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت پروژه ، آکادمی TechRepublic را بررسی کنید.

نرم افزار مدیریت پروژه توصیه شده

اگر علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار برتر مدیریت پروژه هستید ، ویراستاران در Project-Management.com به طور فعال موارد زیر را توصیه می کنند: